Wordで差し込み印刷を作成する-ガイド
Wordの定型書簡機能は、ワードプロセッシングで最も人気のある機能の1つです。 少し慣れていれば、将来数回クリックするだけで数百の文字を簡単に作成できます。
大量文書へのパス
定型書簡は、2つの部分で構成されます。メイン文書は、一般にすべての受信者で同じであり、個々の受信者の個々のデータです。 マウスを3回クリックするだけで、適切なメニューに移動できます。
- まず、Wordタブでメニュー項目「委託」を選択します。
- 次に、「差し込み印刷を開始」グループのサブメニューを開きます。
- 最初の定型書簡については、「差し込み印刷アシスタント」に任せてください。
Wordの差し込み印刷アシスタント-最初の試みに役立つ
- 最初に、差し込み印刷アシスタントでドキュメントタイプを選択する必要があります。この場合は「レター」です。
開始文書-定型書簡の基礎
開始文書またはメイン文書は、後で受信者リストを追加する実際の手紙です。 繰り返しますが、選択できるさまざまなオプションがあります。
- 既に開いているWord文書で作業を続けます。
- テンプレートを選択し、必要に応じて変更します。
- 作成済みのレターを開きます。
受信者リスト-シリアル文書の最も重要な部分
構造化された受信者リストを使用すると、将来多くの作業を節約できます。 したがって、数分前に取り掛かり、目的に最も適したデータの組み合わせを慎重に検討する必要があります。 複数のリストまたは1つだけのリストがあり、それぞれの場合にどのデータを記録する必要があるか。 前もって正確に計画すればするほど、フォームレターはよりスムーズになります。 差し込み印刷アシスタントを使用すると、さまざまなデータソースにアクセスできます。
- 既存の受信者リストを選択します。
- Outlookの連絡先にアクセスします。
- これで、新しいリストを作成しています。
最後のステップ-個々の部品はシリアルレターになります
適切なコンポーネントを選択したら、必要な作業はそれらを定型書簡にまとめるだけです。
- まず、アドレスブロックをドキュメントで指定された場所に配置します。
- グリーティングラインでも同じことを行います。
- 通常はこれで十分ですが、必要に応じてフィールドを追加できます。 すべてのフィールドを挿入すると、定型書簡の準備が整います。
もちろん、MS Officeだけでなく、Open OfficeやLibre Officeなどの他のOfficeパッケージにも定型書簡機能があります。 これらの手順は、Word 2010で作成されました。