Outlookでルールを作成する
Outlookでは、ルールを作成して、メールの概要を完璧に把握できます。 その方法を示します。
Outlookでルールを使用してメッセージを管理する
ルールを使用すると、たとえば、特定の送信者からのメールに対して別のサウンドを再生したり、メッセージをフォルダーに自動的に移動したりできます。 次の手順はOutlook 2010から機能します。古いバージョンでは、メニューに異なるラベルを付けることができます。
- [スタート]タブで、[移動]領域の[ルール]をクリックします。 次に、「ルールと通知の管理」に進みます。
- 次に、「新しいルール」アイテムを選択します。
- これで、ルールが参照するものを選択できます。 たとえば、テンプレートから、すべてのメッセージを特定の送信者から送信するか、特定の件名で移動するかを選択できます。 ここで関連するエントリを選択します。
- 問題に該当するテンプレートがない場合は、送信または受信するメールにルールを適用するかどうかを下の「テンプレートなしでルールを作成」エリアで選択します。 「次へ」で確認します。
- 次に、ウィンドウの上部で条件を確認します。 ウィンドウの下半分で、青い下線付きの値をクリックする必要があります。これは、送信者のメールやメールの移動先のフォルダなど、さらに設定を行う必要があるためです。 「次へ」で確認します。
- 次に、ニュースをどうするかを選択します。 通常、正しいポイントは選択後にすでに選択されています。 「次へ」をクリックします。
- これで、ルールの例外を定義できます。 これは、条件と同じように機能します。 一般にルールを適用する必要がある場合は、選択を変更せずに「次へ」をクリックします。
- 最後に、ルールに名前を付ける必要があります。
- 必要に応じて、現在受信トレイにあるすべてのアイテムにルールを遡及的に適用できます。 これを行うには、[受信トレイフォルダーに既にあるメッセージにこのルールを今すぐ適用する]ボックスをオンにします。 [完了]をクリックして、ルールウィザードを完了します。
- 変更を有効にするには、[ルールと通知]ウィンドウの[適用]をクリックする必要があります。
手順はOutlook 2010を参照していますが、このプロセスは他のバージョンでは異なる場合があります。