Outlook:Excelスプレッドシートからメーリングリストを作成する-仕組み
この実用的なヒントでは、OutlookのExcelアドレステーブルからメーリングリストを作成する方法を示します。
手順1:Outlookメール配布リストのExcelアドレスリストを調整する
連絡先リストをOutlookにインポートする前に、最初に準備する必要があります。 そうしないと、Outlookはスプレッドシートを処理できません。 次の例はOffice 2007に基づいています。Office2010との違いは本文で説明されています。 個々の手順については、下の画像ギャラリーで再度説明します。
- 挿入するすべての行と列を選択します。
- [式]の下のリボンには、[名前の定義]という項目があります。
- ここで、マークしたデータレコードに名前を付けることができます(写真を参照)。 たとえば、「連絡先」などの名前を選択して、「OK」をクリックします。
- リストを「xls」ファイルまたはcsvとして保存します。 Outlookは新しいxlsx形式を「理解」しない場合があります。
- これで、アドレス一覧をMicrosoft Outlookにインポートする準備が整いました。 Excelを閉じます。
ステップ2:OutlookにExcelテーブルを統合する
次のように、連絡先の詳細をOutlookにインポートできるようになりました。
- Outlook 2007:[スタート]タブを開き、[インポート/エクスポート...]をクリックします。 Outlook 2010では、[ファイル|開く]から[インポート]ダイアログにアクセスできます。
- 「インポート/エクスポートアシスタント」が開きます。 リストで「他のプログラムまたはファイルからインポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 次のウィンドウで「Microsoft Excel」を選択します。 [次へ]をクリックすると、エントリが確認されます。
- [参照...]に移動し、以前に保存したExcelリストを選択します。 作成中のリストから重複を避けたい場合は、「重複をインポートしない」オプションもチェックする必要があります。
- 宛先フォルダーとして「連絡先」を選択します。
- 「連絡先をフォルダーにインポート:連絡先」という行をマークします。 最初のステップで別の名前を割り当てた場合、「連絡先」の代わりにこれが表示されます。 次に、「マップ(カスタム)フィールド」をクリックします。
- 左側に、テーブルの値が表示されます。 次に、ドラッグアンドドロップを使用して、右側のフィールドにそれらを割り当てます。 例:「Tony Stark」という名前を「Name」フィールドに割り当てます。 関連するメールアドレスは「メール」セクションにあります。 もちろん、住所、電話番号、ファックスなどの他の値を割り当てることもできます。
- OKでエントリを確認し、「完了」をクリックします。
- これで、ExcelからOutlookにアドレス一覧をインポートできました。
ステップ3:メーリングリストを作成する
あとは、配布リストを作成するだけです。 Outlookの新しいバージョンでは、このリストは「連絡先グループ」と呼ばれます。
- [ファイル]の下の[新規]に移動し、[配布リスト](Outlook 2007)を選択します。 Outlook 2010では、エントリ「連絡先」(左下)を使用して配布リストを作成し、メニューバーの「新しい連絡先グループ」を作成します。
- [メンバーの選択]をクリックし、アドレス帳グリッドの右側にある[連絡先]を選択します。
- これで、インポートした連絡先をいくつでもリストに追加できます。 OKで選択を確認します。
- これで、配布リストに名前を付けることができます。 「保存して閉じる」でエントリを確認します。
注:この実用的なヒントは、Excel 2007およびOutlook 2007で実行されました。 バージョンによっては、個々の手順が手順とわずかに異なる場合があります。
この実用的なヒントでは、Outlookで2番目のタイムゾーンを設定する方法について説明します。