ExcelとWordで定型書簡を作成する
ExcelスプレッドシートからWordの差し込み印刷用のデータソースを作成することもできます。 通常どおりExcelファイルを作成し、データを入力します。 例を使用して、この実用的なヒントのさらなる手順を説明します。
データソースとしてExcelを使用したWordの差し込み印刷
この例では、最初にグラフィックに従ってExcelファイルを作成します。 次に、Wordを起動し、以下の指示に従います。
- Wordの[出荷]タブに移動します。
- 「受信者を選択」をクリックしてから、「既存のリストを使用」をクリックします。
- 次のダイアログウィンドウで、作成したExcelファイルを選択し、[開く]をクリックして確認します。
- 次のウィンドウで、データが利用可能なExcelファイルのテーブルを選択する必要があります。 この場合、これは表1になります。「最初のデータ系列に列見出しが含まれている」をチェックして、「OK」をクリックします。
差し込みフィールドを挿入する
「OK」で前のダイアログを確認したため、データソースとしてExcelを使用しています。 これを示すために、次のように差し込みフィールドに差し込みフィールドを追加します。
- 「出荷」タブに戻り、「差し込みフィールドを挿入」をクリックします。 ドロップダウンリストのエントリは、Excelファイルの列見出しに対応しています。
- 最初に「名」の差し込み印刷フィールドを挿入し、次に「姓」、次に「住所」を挿入して小さな住所ブロックを作成します。
- 「プレビュー結果」の「ショー」タブをもう一度クリックします。
Wordは、Excelファイルの最初のエントリを表示します。 2番目の人については、[結果のプレビュー]ボタンの右側を指す青い矢印をクリックします。 これらの矢印を使用すると、WordがExcelファイルから読み取ったすべての受信者を確認できます。 これには、Wordページで文字とレイアウトが明確かつ均一に表示されるという利点があります。 つまり、変更はすべての受信者にすぐに適用されます。 新しい受信者が追加された場合、それらをExcelファイルに追加するだけで、フォームレターですでに利用可能になっています。
これらの手順は、Outlook 2010/2013に適用されます。 ここで、Excelの条件付き書式に関するヒントを見つけることができます。