Excel:ラベルを作成する
Microsoft Excelを使用すると、テーブルを計算できるだけでなく、データベースを管理してテーブルからラベルを作成することもできます。 ここでは、住所ラベルを印刷する方法の例を示します。 同じ原則が、他のデータレコードでも自然に機能します-スパイスラックを書き換えるか、独自の名刺を作成するかは関係ありません。
Excelにラベルデータをフィードする
ラベルの作成を開始する前に、印刷するすべての情報が保存されているテーブルが最初に必要です。
- Excelを開き、新しいドキュメントを作成します。
- 次に、テーブルの最初の行に個々の列の見出しを入力します。 この実用的なヒントでは、フィールドに名、姓、通り、家番号などの名前を付けます。
- 次に、個々のデータレコードの情報を1行ずつテーブルに入力します。
- スプレッドシートを保存して、Excelを閉じます。
Wordでラベルを作成する
Excelテーブルのデータレコードからラベルを作成するには、Wordの差し込み印刷機能を使用します。
- Wordを開き、「メーリング」タブを選択します。
- 左端の[ラベル]をクリックし、表示される[封筒とラベル]ダイアログボックスの[オプション]ボタンをクリックします。
- [ラベルサプライヤ]の下のドロップダウンメニューで、ラベルシートの製造元を選択し、対応するラベル番号の下のリストから選択します。 この情報は、ブランクラベルのパッケージに記載されており、通常は個々のシートの裏面にも記載されています。 [OK]をクリックして選択を確認します。
- [封筒とラベル]ダイアログボックスに戻り、[新しいドキュメント]ボタンをクリックして、選択したラベルサイズでドキュメントテンプレートを作成します。
- 新しいドキュメントで、もう一度[出荷]タブを選択し、[受信者の選択]をクリックし、[既存のリストの選択]のドロップダウンメニューで、データレコードを含むExcelテーブルを開きます。
- 次に、関連するデータレコードがあるスプレッドシートを選択します。 「最初のデータ系列に列見出しを含む」のチェックマークが設定されていることを確認し、「OK」をクリックします。
- [差し込みフィールドの挿入]フィールドをクリックすると、テーブルの列見出しを検索できるリストが開きます。 ダブルクリックして必要な情報をすべて追加し、「閉じる」をクリックします。
- 次に、挿入されたフィールドを最初のラベルに配置します。 この例では、郵便番号の前に姓と名の間にスペースを入れ、段落を置きます。
- 結果に満足したら、すぐに「フィールドの書き込みと挿入」エリアの「ラベルの更新」の小さなアイコンをクリックします。 Wordは、ページ上のすべてのラベルにデータフィールドを適用するようになりました。
- [結果のプレビュー]ボタンをクリックすると、印刷前に個々のラベルを再度確認できます。
- [完了してマージ]ボタンをクリックし、[ドキュメントを印刷]のドロップダウンメニューでクリックします。
- ダイアログで[OK]をクリックして、すべてのデータレコードを印刷することを確認します。
- ラベルの空白のシートをプリンターに挿入し、「OK」をクリックします。
この実用的なヒントはOffice 2013で実行されましたが、Office 2010でも機能します。ところで、ExcelとWordを使用すると、ラベルを非常に簡単に作成できるだけでなく、レターも作成できます。 ここでこれを行う方法を紹介します。