Outlookでメールをアーカイブする-仕組み
Microsoft Outlookで古いメールをアーカイブできます。 これがどのように機能し、ここで何に注意を払うべきかを知ることができます。
メールボックスの組織は重要です
古いメールをアーカイブする前に、それらを保存するために使用するシステムを検討する必要があります。 たとえば、日付(月または年)、トピック(請求書、プライベートアイテムなど)または送信者で並べ替えることができます。 多くの場合、後者の方が優れています。これは、通常、探しているメールをより迅速に見つけることができることを意味します。 そのため、事前にさまざまなトピックにフォルダーを作成し、メールを並べ替えます。
Outlookでメールをアーカイブする
- 「ファイル」>「情報」>「クリーンアップ用ツール」の下に「アーカイブ...」というアイテムがあります。
- これをクリックすると、ウィンドウが開き、そこで最も重要な設定を行うことができます。たとえば、どのフォルダーをどの日付からアーカイブするかなどです。
- [OK]で確認すると、選択したメールがPSTファイルに保存されます。
Outlookでメールアーカイブを開く
- アーカイブされたメールを開くには、「ファイル」>「開く」>「Outlookファイルを開く」に進み、目的のPSTファイルを選択します。
- 開いたアーカイブは、電子メールアカウントのメニューにあります(写真を参照)。
手順は、Windows 7でのOutlook 2010を参照しています。