アクセスチュートリアル：基本的な説明

初めてAccessでデータベースを作成しますか？このチュートリアルでは、Accessバージョン2010の最も重要な基本事項と用語について説明します。

Accessデータベースの構造

テーブルに加えて、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、およびモジュールがAccessで使用されます。

すべてのデータは、最初はテーブルに編成されています。テーブルには、たとえば住所や記事の情報を含めることができます。データは列と行に保持されます。
行はレコードと呼ばれ、列はフィールドと呼ばれます。
クエリを使用すると、テーブルに含まれるデータをフィルタリング、結合、または計算できます。このために、必要に応じてさまざまなテーブルがリレーションシップを介して相互に接続されます。
データは、各ユーザーがフォームに入力します。データはフォームで表示することもできます。フォームでクエリ結果を出力できます。
レポートはフォームに似ており、印刷に使用されます。
マクロは、作業プロセスを自動化するために使用されます。メニューコマンドなどのいくつかのアクションは、自動的に次々に実行できます。
モジュールでは、VBAを使用して自分でプログラムした関数と手順を保存できます。

Accessデータベースを設計する

データベースは頭の中で始まります。事前に構造を定義することが重要です。

どのデータ（記事、注文、顧客情報など）にデータベースを含めるべきかを考えてください。
さまざまな日付をトピックに分割します。各トピックは、後で個別のテーブルに記録されます。
各テーブルに保存する必要がある情報を決定します。たとえば、記事がある表では、列見出しとして記事名、記事番号、価格が必要です。
データレコードの重複を避けるために、いわゆるプライマリキーを定義してください。これにより、冗長データが発生することもなくなります。記事の場合、記事番号が主キーになります。
個々のテーブル間の関係を定義します。後で異なるテーブルからクエリを作成するには、テーブルをリンクする必要があります。たとえば、注文時に、記事番号も記録されます。そのため、ItemテーブルとOrdersテーブルの関係は、アイテム番号フィールドになります。

Accessデータベースのビュー

各オブジェクトには、少なくとも2つの異なるビュータイプが常にあります。

デザインビューで、使用するフィールドを指定し、オプションを設定します。フォームとレポートでビューを設計します。
データシートビューには、テーブルの内容とクエリの結果が表示されます。
フォームおよびレポートの場合、データはフォームビューまたはレポートビューに表示されます。

最初のシンプルなAccessデータベースを作成する

すべてのデータベースの始まりはテーブルです。

[ビルド]メニューから、[テーブルデザイン]ボタンに移動します。
[フィールド名]列にフィールドの名前を入力します。たとえば、記事名、記事番号など、フィールドに名前を付けます。
次に、データ型を定義します。記事名の場合、テキストフィールドが適切な選択です。ここからアクセスできます。
データシートビューに切り替えると、テストデータを入力できます。
複数のテーブルを作成した場合は、テーブル間の関係を定義します。これを行うには、[データベースツール]タブの[関係]ボタンを選択します。
マウスを使用して、フィールド間に線を引くことができます。
フォームまたはレポートにフィルターされたデータを表示するには、[作成]タブで[クエリデザイン]コマンドを選択し、フィールドを使用する1つ以上のテーブルをクリックして追加します。
使用するフィールドをテーブルから選択します。リストからフィールドを空の列にドラッグするか、リスト内のエントリをダブルクリックします。
複数のテーブルを使用する場合は、関係が正しく定義されていることを確認してください。
テーブルを保存します。
フォームを作成するには、[作成]タブに移動し、[フォームデザイン]を選択します。
次に、「ツール」グループの「既存のフィールドを追加」をクリックします。ここで、作成したテーブルまたはクエリからフィールドを選択し、ドラフトに配置します。
これで、Accessで最初の単純なデータベースが作成されました。

次の実用的なヒントでは、Accessでクロス集計クエリを実行する方法について説明します。