Outlookで休暇通知を作成する-方法は次のとおりです
休暇通知の設定:Microsoft Outlookでは、長時間使用できない場合に、休暇通知を使用して受信メールに自動的に返信できます。 休暇通知を設定する2つの方法を紹介します。
1. Outlook:「自動返信」で休暇メモにすばやくアクセス
Outlookで特別なルールなしで不在メモを設定する場合は、「自動返信」を使用して非常に迅速に行うことができます。 次の手順は、現在のすべてのOutlookバージョンで機能します。
- Outlookを起動し、左上の[ファイル]タブをクリックします。
- [アカウント情報]の下の[自動返信]ボタンをクリックします。
- ここで、不在通知を送信する期間を選択できます。 これを行うには、「自動返信を送信」オプションを有効にし、開始日と終了日を設定します。 ここに何も入力しないと、自動返信がすぐに「永久に」送信されます。
- Outlookをビジネスに使用する場合は、同僚(「組織内」)向けのよりリラックスした不在レポートと、ビジネス連絡先(「組織外」)向けのより正式なレポートを作成することも理にかなっています。
- テキストでは、休暇または不在の終了日を示す必要があります。 また、あなたの連絡先が緊急の問題について連絡できるように、ビジネス休暇メモの代表者を任命することもお勧めします。
- 「OK」で休暇通知を確認します。 開始時刻からのすべてのメールに、入力したテキストが返信されます。
不在通知のサンプルテキスト
- スクリーンショットのスキームに従って、欠席通知を作成できます。
- フォトギャラリーには、休暇メモ用の他のテンプレートもあります。
2.ルールとしてOutlook休暇通知を定義する
ルールを使用して、不在通知を作成することもできます。 これはもう少し複雑ですが、受信者ごとに異なる不在メールを送信することもできます。 手順は、Officeのバージョンによって若干異なる場合があります。
- Outlookを起動したら、[ファイル]タブをクリックします。 ここでは、カテゴリ「情報」がすでに選択されているはずです。
- 下の[ルールと通知の管理]をクリックします。 新しいウィンドウが開きます。
- [電子メールルール]タブの下には、[新しいルール]項目があります。 ここで[受信したメッセージにルールを適用する]を選択します。
- 以下では、送信者(たとえば特定の単語)が休暇通知を送信するケースを選択できます。 不在メッセージを受信したメールのすべての送信者に送信する場合は、[アカウントアカウント名を使用]を選択し、目的のメールアカウントを選択します(Outlookで複数のアカウントを管理している場合)。
- 次のウィンドウで、受信した電子メールに何が起こるかを選択します。 テンプレートで回答するには、「特定のテンプレートで回答する」にチェックマークを付ける必要があります。 テンプレート(Wordファイル)を選択するには、青色のテキスト(「特定のテンプレート」)をクリックします。 休暇通知が有効になりました。
この実用的なヒントでは、Outlookで自動電子メール転送を設定する方法を読むことができます。